Validaciones Presenciales vs. Virtuales
¿Cuándo se reiniciarán las validaciones presenciales?
El programa CTPAT está monitoreando la situación de COVID-19 y tomando decisiones del programa en línea de acuerdo con los lineamientos de viaje señalados por CBP y el gobierno de los Estados Unidos. El plan de trabajo anual de CTPAT, se comparte directamente con los Especialistas de Seguridad en Cadenas de Logística (SCSS por sus siglas en inglés) a inicios del año, esto con la finalidad de que comiencen a planificar las validaciones. Es importante destacar que CTPAT maximizará el uso de validaciones virtuales hasta que se tome una decisión sobre cuándo se realizarán las validaciones presenciales.
¿Cuáles son los países para los que no se están realizando validaciones virtuales? ¿Se están haciendo para México y China?
Se están realizando validaciones virtuales en miembros de “menor riesgo” en función de las evaluaciones de riesgo internas de CTPAT y solo aplica para revalidaciones. Actualmente, los proveedores extranjeros en China no están siendo considerados en este proceso. Las empresas en México pueden ser elegibles en función del riesgo.
Si las validaciones presenciales no aplican; para “validaciones primerizas” ¿Esta CTPAT, aceptando nuevas aplicaciones de México?
Si, pero depende de donde este físicamente localizada la compañía dentro del territorio mexicano y pueden existir retrasos dependiendo su hay activas algunas restricciones de viaje
Validaciones de Reconocimiento Mutuo
Las validaciones realizadas por los programas OEA de México o PIP de Canadá ¿son aceptadas por CTPAT como revalidaciones?
Si, éstas son aceptadas dentro del marco del Acuerdo de Reconocimiento Mutuo que firmó CBP/CTPAT con México y Canadá. Pero es importante destacar que las compañías dentro del programa de CTPAT son elegibles a ser revalidadas por CBP en cualquier momento.
Proceso de Validación Virtual
Aproximadamente, ¿cuántos días después de hacer el contacto inicial con CBP se llevará a cabo la validación? ¿Cuánto tiempo de anticipación da CBP?
Una vez que el proceso de validación es iniciado en el portal de CTPAT, oficialmente las compañías tienen un periodo de 30 días, pero en realidad los SCSS trabaja con la compañía para acordar una fecha que sea apta para todos.
¿Brindará, el SCSS, una lista de preguntas que se harán durante la validación virtual?
Por lo general, el SCSS, compartirá una agenda de lo que se revisará el día de la validación virtual, este no es un requisito obligatorio. La agenda especificará que criterios y documentación de suporte se revisará durante la validación virtual. Si el SCSS asignado a tu compañía no comparte esta información con antelación, puedes pedírsela.
¿CBP graba la validación virtual?
No
Evidencia en Video
¿Cuáles son las recomendaciones de calidad, tiempo, tamaño y formato que aplican para la evidencia en video?
Los miembros pueden optar por cargar un video como Evidencia de Implementación (EOI por sus siglas en inglés) en el Portal o pueden optar por presentar un video durante su validación virtual para mostrar una imagen de la instalación para el SCSS. En cualquier caso, no existen estándares de tiempo establecidos. La evidencia en video debe incluir los aspectos clave del proceso que está capturando. Para los videos de validación virtual, es bueno capturar funciones y procesos de seguridad física y control de acceso. La calidad debe ser lo suficientemente buena para que los espectadores puedan ver claramente lo que se presenta. Si carga una EOI de video en el Portal, existen limitaciones de tamaño de archivo, por lo que debe coordinarse con su SCSS
Si un video tiene a alguien hablando en español, ¿se recomienda que alguien lo traduzca o lo deje en español?
Si bien no se requiere que las EOI, como las políticas escritas, estén en inglés, siempre es útil para el SCSS (si no habla español con fluidez) tener al menos a alguien disponible para traducir las secciones para su comprensión. La misma lógica se aplica al video EOI. Una buena solución es proporcionar subtítulos en inglés en el video.
*Recuerde que todas las respuestas en el perfil de seguridad deben proporcionarse en inglés
Perfil de Seguridad
¿Se recomienda actualizar el Perfil de Seguridad/EOI frecuentemente o sólo una vez al año?
Los perfiles de seguridad deben actualizarse y enviarse anualmente, pero las empresas deben realizar actualizaciones a medida que ocurren y deben comunicar cualquier actualización significativa (por ejemplo, mudarse/abrir una nueva instalación) directamente a su SCSS.
Apoyo con servicios de Terceros
Estamos contratando a un tercero para que evalue el programa actual e identifique cualquier punto ciego, con la finalidad de mejorar las áreas de oportunidad. ¿Consideran que esto sea una buena práctica?
El contratar a un tercero para que haga una consultoría es una decisión que impactará al negocio. Es importante saber cuales son los objetivos de la compañía al contratar los servicios de una consultoría. La contratación de un consultor competente para mejorar la capacidad de su empresa para cumplir de manera efectiva con los requisitos de CTPAT a menudo puede conducir a una mejor coordinación interna y comprensión de las funciones y responsabilidades relacionadas con CTPAT. *Recuerde que los Puntos de Contacto (POC) de los consultores externos deben figurar en el Portal de CTPAT como “Consultor” y NO como Funcionario de la empresa.
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